Automatisierung KI-Integration Prozessoptimierung

PrecisionTech GmbH: Workflow-Automatisierung für Fertigungsprozesse

PrecisionTech GmbH · Metallverarbeitung · 15. Januar 2026

Ergebnisse im Überblick

18 Min.

Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Bestellung (vorher: 25 Min.)

45 Min.

Tägliche Zeitersparnis im Einkauf

99,2%

Automatisierte Erkennungsrate bei Bestelldaten

0

Fehlbestellungen seit Launch (vorher: 3-4/Monat)

PrecisionTech GmbH: Workflow-Automatisierung für Fertigungsprozesse

Herausforderung

PrecisionTech GmbH, ein Zulieferer für die Automobilindustrie mit 85 Mitarbeitern in Bayern, kämpfte mit manuellem Bestellwesen: Eingangsbestellungen per E-Mail wurden ausgedruckt, per Hand in Excel erfasst, dann im ERP-System eingepflegt. Der Prozess dauerte durchschnittlich 25 Minuten pro Bestellung. Bei 50+ Bestellungen täglich ein erheblicher Zeitfresser.

Lösung

Wir haben einen automatisierten Workflow-Bot entwickelt, der eingehende Bestellungen (E-Mail, EDI, Portal) automatisch erfasst, validiert, im ERP-System anlegt und den Lieferanten über den Status informiert. KI-gestützte Extraktion der Bestelldaten aus unstrukturierten E-Mails.

Ausgangssituation

PrecisionTech liefert Präzisionsteile an Automobilhersteller und -zulieferer. Die Auftragslage war gut – das Problem lag in der Abwicklung.

Bestellungen kamen in verschiedenen Formaten: E-Mail mit PDF-Anhang, EDI-Nachrichten, Supplier-Portal. Alles wurde manuell verarbeitet. Drei Mitarbeiter im Einkauf waren fulltime damit beschäftigt, Daten von A nach B zu übertragen.

Zusätzlich: Die Fehlerquote. Bei manueller Dateneingabe passierten 3-4 Fehlbestellungen pro Monat. Jede Fehlbestellung kostete durchschnittlich 800 € (Nacharbeit, Lieferverzögerung, Retournieren).

Projektziele

  1. Bearbeitungszeit pro Bestellung unter 5 Minuten
  2. Fehlerquote auf unter 0,5 %
  3. 24/7-Verfügbarkeit des Systems
  4. Nahtlose ERP-Integration (SAP Business One)

Umsetzung

Phase 1: Prozessanalyse (3 Wochen)

Detaillierte Aufnahme aller Bestellwege und -formate. Identifikation von 14 verschiedenen Eingangskanälen und 23 potenziellen Fehlerquellen.

Phase 2: Automatisierung-Architektur (6 Wochen)

Entwicklung eines intelligenten Workflow-Systems:

  • Eingangs-Connector: Zentraleingang für alle Kanäle (E-Mail, EDI, API)
  • KI-Extraktion: Claude-API für unstrukturierte E-Mail-Daten (Firmenname, Adresse, Bestellpositionen, Menge)
  • Validierungs-Engine: Plausibilitätsprüfung gegen Stammdaten
  • ERP-Integration: Direkte Anlage im SAP Business One via API
  • Benachrichtigungssystem: Status-Updates per E-Mail und Slack

Phase 3: Testing & Rollout (4 Wochen)

Parallelbetrieb (alt + neu) für 2 Wochen, dann schrittweise Migration. Schulung der Einkaufsmitarbeiter.

Ergebnis

Nach 3 Monaten im Vollbetrieb:

  • Bearbeitungszeit von 25 auf 18 Minuten pro Bestellung (28 % schneller)
  • Tägliche Zeitersparnis: 45 Minuten (bei 50 Bestellungen)
  • Automatisierte Erkennungsrate: 99,2 %
  • Fehlbestellungen: 0 (vorher 3-4/Monat)
  • Amortisation: Nach 7 Monaten

Zitat Einkaufsleiter Markus Huber:

“Der ROI war nach 7 Monaten erreicht. Aber der größere Effekt war: Unsere Einkäufer können sich jetzt auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Lieferanten-Strategie und Preisverhandlungen. Nicht mehr Daten rumschieben.”

Technische Details

  • Workflow-Engine: n8n (Self-hosted)
  • KI-Modell: Claude API (Anthropic)
  • ERP: SAP Business One (Service Layer API)
  • Monitoring: Grafana + Prometheus
  • Verteilung: Docker Compose on-premise

Kundenstimme

Was PrecisionTech GmbH sagt.

“Ich war skeptisch gegenüber Automatisierung – ich dachte, das wäre nur was für große Konzerne. Das Team von simpelwerk hat gezeigt, dass auch kleinere Betriebe davon profitieren können. Unser Auftragsworkflow läuft jetzt mit minimalem manuellen Aufwand. Die Amortisation haben wir nach 8 Monaten erreicht, danach gespart.”

C

Claudia Zimmermann

Geschäftsführerin, Zimmermann Metallverarbeitung

“Der ROI war nach 7 Monaten erreicht. Aber der größere Effekt war: Unsere Einkäufer können sich jetzt auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Lieferanten-Strategie und Preisverhandlungen. Nicht mehr Daten rumschieben. Der Bot hat uns von einer Verwaltungsabteilung zu einer Strategie-Abteilung gemacht.”

M

Markus Huber

Einkaufsleiter, PrecisionTech GmbH

“Wir haben die Mitarbeiter nicht abgebaut – wir haben sie umgeschult. Jetzt kümmern sie sich um die komplexen Fälle, um Stammkunden, um Beschwerden. Die monotone Arbeit macht der Bot. Die Qualität unserer Kundenbetreuung ist gestiegen, nicht gesunken. Unser CSAT-Score ist von 3,1 auf 4,2 gestiegen.”

S

Sandra Klein

Kundenservice-Leiterin, ServicePlus AG

“Ich war skeptisch gegenüber Automatisierung – ich dachte, das wäre nur was für große Konzerne. Das Team von simpelwerk hat gezeigt, dass auch kleinere Betriebe davon profitieren können. Unser Auftragsworkflow läuft jetzt mit minimalem manuellen Aufwand. Die Amortisation haben wir nach 8 Monaten erreicht, danach gespart.”

C

Claudia Zimmermann

Geschäftsführerin, Zimmermann Metallverarbeitung

“Der ROI war nach 7 Monaten erreicht. Aber der größere Effekt war: Unsere Einkäufer können sich jetzt auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Lieferanten-Strategie und Preisverhandlungen. Nicht mehr Daten rumschieben. Der Bot hat uns von einer Verwaltungsabteilung zu einer Strategie-Abteilung gemacht.”

M

Markus Huber

Einkaufsleiter, PrecisionTech GmbH

“Wir haben die Mitarbeiter nicht abgebaut – wir haben sie umgeschult. Jetzt kümmern sie sich um die komplexen Fälle, um Stammkunden, um Beschwerden. Die monotone Arbeit macht der Bot. Die Qualität unserer Kundenbetreuung ist gestiegen, nicht gesunken. Unser CSAT-Score ist von 3,1 auf 4,2 gestiegen.”

S

Sandra Klein

Kundenservice-Leiterin, ServicePlus AG

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